Enterprise Content Management 2.0, kesadaran organisasi bahwa Informasi adalah Aset!

MENGELOLA KONTEN BISNIS DALAM PERUSAHAAN BESAR

[ Diterbitkan di: Oktober, 2008, BitPipe.com ] — Tahukah anda, bahwa kini perusahaan komersial dan instansi pemerintah menghadapi tantangan yang jelas-jelas krusial, karena mereka berupaya mengelola ribuan, dan kadang-kadang jutaan dokumen yang dihasilkan sepanjang rutinitas proses bisnis sehari-hari, sementara itu mereka dituntut meningkatkan produktivitas end-users dan menekan biaya TI. Banyak juga beberapa organisasi mempertahankan pengelolaan beragam jenis informasi bisnis yang berasal dari dokumen microsoft Word, pesan-pesan email dan formulir untuk halaman Web, gambar dan file-file multimedia lainnya.

Informasi ini penting bagi kelancaran dan efisiensi proses bisnis, oleh karena itu membutuhkan sistem manajemen konten yang efektif, mudah dikolaborasikan, dan mampu memuat kombinasi konten yang kaya. Jika asset digital ini dikelola dengan efektif, maka konten bisnis perusahaan ini mampu mengungkit keunggulan operasional dan pendapatan perusahaan tsb. Tapi sebaliknya jika asset digital tsb kurang berhasil dikelola, maka organisasi tidak akan pernah mendapatkan nilai optimal darinya.

Bagaimana Organisasi menghadapi Tantangan Konten Bisnis Ini?

Beberapa organisasi masih menggunakan berbagai sistem campuran dalam menyimpan Konten/ informasi digital yang tidak terstruktur ( un-managed contents ). Mereka mengelola dan menyimpan informasi digital dalam storage-drive jaringan lokal (LAN), ada juga yang menetap di harddisk pegawai, atau sebahagian di Website perusahaan, bisa juga di Intranet lokal yang diakses via protokol FTP, mungkin juga pada sistem aplikasi bisnis berbasis komputer lainnya… dimana kondisi ini menghasilkan banyak sekali inefisiensi akses konten/informasi bisnis di tempat kerja.

Beragam sistem penyimpanan konten seperti diatas mengakibatkan duplikasi konten yang luar biasa besar, berakibat organisasi menjadi sulit atau tidak mungkin secara efektif meng-akses atau meng-utilisasi kembali konten tsb untuk beberapa kepentingan sama yang berulang. Manajemen konten yang tidak efektif juga mengakibatkan ketidakmampuan untuk berbagi konten di seluruh perusahaan, baik dengan pelanggan bahkan stakeholder di luar lainnya. Selain itu, jika konten dikelola dalam sistem yang berbeda di seluruh perusahaan maka informasi yang dikelola sering menjadi ‘BASI’ (obsolency, not updated), kondisi ini berpotensi menghasilkan keputusan bisnis yang ‘PAYAH’ kualitasnya, karena berdasarkan informasi yang tidak akurat – tidak uptodate, sebuah kondisi awal yang sangat berisiko bagi organisasi dimana pun.

Beberapa sistem pengelolaan konten (CMS, Content management system) yang berbeda-beda juga membuat proses akses maupun pencarian informasi yang tidak efisien bahkan tidak produktif, tanpa disadari kondisi ini memakan biaya perusahaan karena kerugian ribuan jam produktifitas setiap tahunnya. Saat ini Tenaga bisa menghabiskan hampir setengah hari kerja hanya gara-gara mencari informasi rujukan terkait pekerjaan mereka. Menurut Survey Produktivitas Kerja oleh LexisNexis pada tahun 2007, 68 persen pekerja percaya bahwa Kendala akses informasi terkait pekerjaan yang mereka butuhkan, telah menghambat kemampuan mereka bekerja dengan efisien.

Yang Terpenting, kebutuhan berbagi konten/informasi dari beberapa ragam repositori ini memunculkan sejumlah tantangan dalam sisi proses, keamanan data dan versi dokumentasi. Jika keamanan data/ system berkurang berarti, Setiap orang internal organisasi memiliki akses ke setiap bagian dari informasi. Jika kontrol terhadap versioning dokumen berkurang, berarti akan terjadi beberapa dokumen penting dapat disalin dan diubah kapan saja oleh siapa saja? Karena ini sering terjadi, dampaknya beberapa versi dokumen yang ditandai sama (tidak unik) berasal dari bagian lain dari perusahaan. Oleh karena itu strategi manajemen konten yang tidak tepat akan menghasilkan masalah-masalah pelik terkait kepatuhan dan risiko, akibatnya organisasi menjadi rentan karena informasi yang tidak lengkap, kurang akurat, sulit diakses dan tidak aman pula.

Keterbatasan Sistem Manajemen Konten (CMS) Generasi Pertama

CMS Generasi pertama awalnya memang cenderung ‘kaku’, sifatnya memang sbg alat bantu ICT yang ‘kreatif’ dalam mengelola dokumen elektronik yang sifatnya statis, tetapi masih ‘terikat’ pada dukungan orang-orang dengan keahlian IT yang kuat dalam mengatur, mengelola dan memelihara dalam sistemnya. Namun, dengan munculnya revolusi Web 2.0 membuat kapasitas CMS generasi pertama ini dinilai tidak produktif lagi, dan tidak mampu memenuhi skala kebutuhan organisasi terkini. Kalau sekedar memaksakan penambahan fitur-fitur baru kedalam arsitektur repositori konten dengan CMS generasi pertama, maka dikhawatirkan strategi ini tidak bekerja dengan optimal juga.

Berbagai Internet Portal, komunitas online, wikis, blogs, forums, dan bentuk-bentuk lain dari kumpulan informasi, maupun berbagai konten berbasis end-users, maka sangat memungkinkan bagi organisasi untuk melakukan sistesa, utilisasi, analisa berbagai dokumen pendukung lain tsb, dikombinasikan dengan berbagai informasi berbasis bisnis/ perusahaan, dikonversi menjadi bentuk konten tingkat lanjutan yang bernilai lebih (advanced values). Singkat kata, revolusi Web 2.0 telah menghasilkan peningkatan volume informasi, akibat interaksi komunitas end-users yang makin besar.

Dalam sistem perekonomian yang terhubung secara digital, Perusahaan yang mengarah pada proses globalisasi juga menghadapi permasalahan terkait investasi solusi CMS generasi pertama ini. Internet telah memungkinkan berbagai data-center di lokasi-lokasi pernting di seluruh dunia untuk menerima, menyimpan dan menyampaikan konten/ informasi dari beberapa lokasi bisnis tertentu tanpa halangan geografis. Bisa saja Kantor pusat Perusahaan berada di Amerika Serikat, akan tapi Pabriknya berada di Cina atau Meksiko. Demikian juga halnya Kantor perwakilan Penjualan tersebar di seluruh dunia, tetapi Pusat TI-nya berbasis di India.

Dalam era globalisasi ekonomi, mengelola konten ‘statis’ ini tidak lagi memadai, karena organisasi bisnis akan berusaha meng-utilisasi konten bisnis mereka demi mencapai tujuan, misi bisnis yang kritikal, bukan lagi hanya pengelolaan lokasi usaha. Solusi pengelolaan konten bisnis era ‘Enterprise Content Management‘ (ECM) akan mengalokasikan berbagai jenis channel access (situs web, portal, email, dll) dan beragam gadget (laptop, PDA, smartphone dan perangkat mobile lainnya) dalam implementasi proses sharing beragam obyek ‘konten’ /Informasi bisnis.

Selain itu, solusi ECM juga harus mampu memdukung fundamental organisasi dalam membangun lingkungan kerja yang kolaboratif dalam berbagi pengetahuan dan informasi bisnis. Walaupun begitu memang tidak pernah ada satu patokan yang pasti cocok untuk semua kondisi perusahaan, karena itu dalam implementasinya Solusi ECM harus mengakomodasi keunikan budaya setiap organisasi.

Manajemen konten yang efektif sebetulnya hanyalah baru setengah perjalanan. Upaya sosialisasi pengetahuan dan wawasan kepada karyawan, juga mitra dan stakeholders lainnya pada waktu yang tepat demi hasil yang optimal, pastilah memerlukan pertimbangan dari sisi organisasi dengan matang terkait dengan cara bagaimana konten ini disampaikan.

Bagaimana organisasi Anda menciptakan konten yang lebih bernilai bagi para pengguna?

Kunci Suksesnya adalah pada proses pengiriman-nya (its delivery process). ECM akan mengelola pengiriman konten yang spesifik kepada pengguna khusus yang jelas relevansi nya pada waktu yang tepat pula, kondisi inilah yang memungkinkan organisasi mengelola konten/ informasi yang ‘kaya’ nilai, sekaligus menciptakan pengalaman yang bernilai tambah kepada karyawan, pelanggan dan stakeholder penting lainnya.

Pada umumnya perusahaan, dalam lingkup terbatas, kemampuan manajemen konten yang tidak efektif dan tidak efisien memberikan kontribusi penurunan alur kerja dan produktifitas kerja. Di luar perusahaan, manajemen konten yang buruk menyebabkan kualitas pelayanan pelanggan yang buruk, dan komunikasi dengan stakeholder di luar organisasi seperti terputus.

Konten yang tidak dikelola kolaboratif dengan pelanggan atau stakeholder, maka dalam pengalaman pikiran pengguna akan dinilai biasa-biasa saja tiada terobosan kontekstual, informasi ‘basi’ lebih sering muncul daripada informasi berbasis pengalaman personal para pengguna yang meningkatkan kepuasan, meningkatkan loyalitas dan akhirnya mampu mengendalikan kepada hasil yang ditargetkan organisasi.

Oleh karena itu sebuah solusi ECM akan berkembang dengan baik dan memberikan keuntungan yang nyata bagi perusahaan, jika memenuhi penjelasan sebagai berikut :

Manfaat Bisnis

  • meng-integrasikan semua departemen dan me-fasilitasi upaya kolaborasi melalui sistem manajemen konten terpusat .
  • Mengurangi biaya melalui konsolidasi sumberdaya dan re-utilisasi konten untuk beberapa aplikasi bisnis.
  • Meningkatkan produktivitas dengan percepatan proses akses dan pencarian konten yang efisien.
  • Mengoptimalkan nilai informasi melalui kedisiplinan update konten, membersihkan konten, penerapan masa berlaku(retensi) dan penghapusan informasi tertentu.

Keuntungan end-users

  • Meningkatkan produktifitas melalui alur kerja (workflow), dan kemampuan versioning publikasi konten (dokumen).
  • Minimalkan risiko dan mengoptimalkan kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan pemerintah melalui kontrol versi, otentikasi pengguna dan kemampuan keamanan lainnya.
  • Meningkatkan komunikasi dan produktifitas melalui fitur siklus manajemen konten dan layanan nya.
  • Peningkatan alur kerja (workflow) melalui beberapa fitur otomatisasi seperti pemberitahuan via email/selular maupun kustomisasi pemberitahuan berdasarkan keinginan individu.

Manfaat TI

  • Menghilangkan kemacetan layanan pemeliharaan konten dengan menggeser tanggung jawab dari TI kepada unit bisnis sebagai pemilik/ penanggung jawab esensi konten tsb.
  • Sistem Penyimpanan Terpusat menghasilkan penempatan, migrasi maupun integrasi konten lebih cepat dengan aplikasi bisnis yang ada.
  • Desentralisasi akses konten, kontrol, keamanan akan mampu memfasilitasi proses publikasi konten/ informasi diantara para end-users kapan saja dan dimana saja.
  • Pendekatan Holistik pada pengelolaan konten meningkatkan kedisplinan penmggunaan standar dan prosedur perusahaan.
  • Kemampuan mengatur skala kapasitas sistem begitu jumlah informasi makin meningkat.

Apa yang Harus Diperhatikan pada saat implementasi Sistem ECM

Singkatnya, ECM menjadi efektif jika pemberdayaan end-users dan tersedianya fasilitas yang memudahkan mereka menggunakan fitur-fitur ECM tsb demi merasakan efisiensi proses pengiriman informasi, berbagi konten dan menciptakan pengetahuan yang spesifik. Solusi yang tepat akan berpotensi menyebabkan pengguna lebih fokus pada fungsi bisnis berorientasi proses, dengan fitur-fitur maupun teknik yang tidak asing bagi mereka, misalnya melakukan fungsi rutinitas bisnis melalui web-style interface Web, baik aplikasi desktop maupun aplikasi Web.

Sebuah solusi ECM yang efektif harus mencakup kemampuan sebagai berikut:

  • Sebuah repositori konten yang kuat melayani semua jenis konten dan mampu meningkatkan skala kapasitas sistem dengan jumlah konten maupun akses pengguna yang juga besar.
  • Interface application yang mudah digunakan, termasuk interface ke Shared Harddisk di jaringan ketika ingin berbagi dan ber-integrasi dengan sistem pengelola produktivitas bisnis di kantor.
  • Efektifitas sistem pencarian maupun dalam akses konten.
  • Interface sistem repositori yang baku dalam menjembatani proses integrasi ke sumberdaya perusahaan.
  • Layanan perpustakaan dan mesin pengaturan dalam membantu otomatisasi pengelolaan konten.
  • Kolaborasi fitur, termasuk forum diskusi, wiki, dan blog
  • Workflow
  • Dokumen imaging
  • Catatan Wikipedia kemampuan manajemen
  • Robust keamanan

Memilih Solusi Tepat: ECM secara Umum dan Pendekatan Open Source

Sebelum memilih solusi ECM baru atau upgrade dari sistem generasi tua ECM sebelumnya, penting untuk menilai hasil usaha yang akan dicapai daripada berfokus hanya pada tujuan IT. Solusinya harus sejajar dengan strategi perusahaan secara keseluruhan dan mempertimbangkan peran karyawan, proses bisnis dan khalayak eksternal. Sebuah bisnis ritel, misalnya, akan memiliki tujuan yang berbeda dari lembaga keuangan. Bisnis ritel mungkin perlu fokus pada sasaran Web-nya, dukungan pelanggan, dan pengalaman pelanggan umum. Sedangkan lembaga keuangan mungkin menyorot proses akses informasi yang efektif, alur kerja, dan efisiensi staf sebagai tujuan utama.

Tata cara penggunaan konten juga memainkan peran penting dalam menentukan solusi ECM yang tepat. Spesifikasi konten juga mengarahkan persyaratan repositori yang dibutuhkan. Penggunaan konten menentukan metodologi proses bisnis dan kolaborasi nya, yang pada gilirannya menentukan kebutuhan untuk alur kerja (workflow), portal, kustomisasi user interface dan persyaratan lain terkait dengan pengiriman dan distribusi konten. Kapasitas solusi software ECM akan terkait beberapa hal sebagai berikut :

  • Sebuah repositori dokumen-berbasis aturan yang menggantikan drive jaringan bersama:
    Repositori Dokumen Anda harus mudah digunakan dalam mekanisme berbagi akses. Misalnya, pengguna harus memiliki akses ke repositori melalui aplikasi desktop, seperti Microsoft Office, dan harus mendukung penyusunan hirarki folder dan browsing grafis, bahkan meng-identifikasi atau menggunakan hidden folder bilamana diperlukan. Lebih penting lagi, bagaimanapun, harus mengatasi keterbatasan jaringan dalam berbagi akses. Secara khusus, repositori harus mampu mengolah dokumen sesuai aturan yang telah diset oleh administrator proyek. Contoh aturan yang meningkatkan produktivitas meliputi:

    • Otomatisasi versi dokumen
    • Menjaga pemeriksaan check-in dan check-out dari akses dokumen untuk mencegah konflik.
    • Mengaktifkan alur kerja (workflow) untuk distribusi dokumen yang dilanjutkan melalui tahap yang jelas.
    • Secara otomatis mengekstrak metadata dari file atau proses scanning dokumen.
    • Mengirim email alerts ketika jenis dokumen tertentu yang mengalami perubahan/ update.
    • Secara otomatis mengubah dokumen ke format lain, seperti mengkonversi ke format PDF dengan persetujuan atas kepentingan pengarsipan.

    Selain itu, repositori harus memungkinkan pengguna untuk membuat template yang berisi struktur folder hirarki dengan dokumen yang telah ditentukan, aturan, alur kerja, dan struktur izin untuk digunakan kembali pada proyek-proyek konten/ dokumentasi lainnya, atau untuk proses bisnis yang sama. Repositori folder template memungkinkan tim untuk menentukan dan memanfaatkan best practise yang sudah pernah ada dan menghindarkan dari duplikasi kerja yang tidak perlu.

  • Pencarian dan pengambilan informasi yang efektif :
    Proyek dan dokumentasi tak ada gunanya jika tidak dapat diakses kapan dan dimana saja jika diperlukan. Beberapa peneliti memperkirakan bahwa karyawan yang paling banyak menghabiskan lebih dari 20 persen waktu mereka mencari informasi, begitu cepat dan efektif akses ke isi yang diinginkan sangat penting untuk produktifitas tim. Dasar untuk mengakses informasi yang efisien adalah:

    • Isi pemodelan: Menerapkan metadata untuk dokumen yang akurat khasiat penting berdasarkan jenis dokumen.
    • Cari: Mengambil informasi yang relevan dengan cepat dan akurat, berdasarkan teks lengkap pengindeksan konten serta file metadata.
    • Pembagian area dan pencarian lintas-repositori: Pencarian di repositori beberapa dokumen, dan di repositori lain yang fungsinya menjaga konten perusahaan, contohnya blogs dan wikis.

    Kemampuan dasar pencarian File, yang mana mesin pencari menggunakan frase dalam nama file atau konten memang tetap diperlukan, tapi sayangnya itu saja tidak cukup. Metadata sederhana (informasi tentang dokumen seperti penulis, deskripsi, dll) terpisah dari konten File yang sebenarnya, dan metadata ini dapat meningkatkan kecepatan & keakuratan pencarian informasi. Peningkatan kinerja pencarian yang lebih baik dan signifikan dapat direalisasikan, namun, dengan metadata yang lebih rumit – yaitu, pencantuman informasi yang akurat meng-capture behavior (sifat/ perlakuan) dokumen, dan setup kondisi yang membuat informasi tsb tersedia untuk pencarian. Contoh sederhana terkait metadata tambahan yang dapat meningkatkan produktifitas tim mencakup:

    • Suatu dokumen faktur dengan “vendor ID” properti, sehingga mudah pengambilan semua tagihan dari vendor tertentu.
    • Aplikasi asuransi yang memiliki keterangan “yang sedang ditugaskan untuk“, memungkinkan pengambilan cepat dari semua aplikasi di proses dalam suatu departemen tertentu, seperti departemen penjualan atau departemen underwriting.
    • Suatu dokumen spesifikasi proyek dengan atribut penjelasan “jenis produk”, yang memungkinkan seorang manajer produk langsung mengakses semua spesifikasi untuk lini produk tertentu.

    Ketika dikombinasikan dengan repositori berbasis aturan, metadata secara otomatis diisi dan diperbarui sebagai hasil otomatisasi pengolahan dokumen melalui alur kerja (workflow) di antara berbagai kejadian uptodate lain didalam ECM. Dan, otomatisasi ekstrak metadata ini secara dramatis meningkatkan produktifitas karena kemampuan mengisi metadata berdasarkan konten yang ada dalam dokumen tsb, tanpa intervensi manual lagi.

  • Interface repositori yang tak menyolok mengacu pada standar: Repositori Dokumen Anda juga harus user-friendly, contoh yang paling umum adalah harddrive yang disharing dalam jaringan. Nah, Jika repositori berfungsi seperti itu, maka aplikasi pun dapat mengakses dan menyimpan dokumen ke dalamnya. Hal ini mudah dilakukan melalui protokol Common Internet File System (CIFS) yang sama dengan Microsoft pakai untuk implementasi shared harddrive dalam jaringan. Jika repositori mendukung interface protokol CIFS, maka proses eksekusi tombol “open” atau “save” dalam aplikasi desktop tidak harus terlihat mata (terjadi berdasarkan kebiasaan user melakukan drag & drop antar obyek pada desktop) – dimana situasi ini tidak membutuhkan pelatihan khusus sama sekali.Interface lain yang penting, terutama untuk akses jarak jauh tanpa batas ke repositori, melalui dukungan WebDAV (protokol Web-based Distributed Authoring and Versioning ), yang memungkinkan user membaca dan menulis dokumen seolah-olah mereka pada harddrive di PC atau jaringan lokal (LAN, Local Area Network). WebDAV menyediakan fungsi yang sama seperti CIFS, tetapi lebih cocok diterapkan pada jaringan yang lebih luas (WAN, Wide Area network), misalnya akses repositori dengan protokol HTTP. Sedangkan, CIFS lebih baik untuk akses melalui jaringan area lokal (LAN, Local Area Network).Interface lain untuk mencari termasuk interface Web browser, baik untuk power user dan administrator, dan isi dukungan repositori berbasis standar interface, seperti standar JSR-170 untuk mengakses repositori konten di Jawa. Repositori akses melalui File Transfer Protocol (FTP) adalah suatu keharusan untuk akses remote dan / atau transfer dokumen massal. Sebuah integrasi dengan portal adalah penting juga, untuk memungkinkan akses mudah ke konten yang dipersonalisasi seluruh tim atau perusahaan.
  • Layanan perpustakaan, kontrol versi dan file checkin / check-out: sering disebut sebagai pelayanan perpustakaan digital, fungsi seperti otomatisasi versi, maupun checkin / check-out dari dokumen, akan menjadi dasar utama bagi semua jenis sistem manajemen konten, dimana wajib bagi tim kerja saling berkolaborasi dengan berbagai ukuran dokumen digital yang wajar. Pada saat check-in/out dokumen, maka proses versioning Document akan secara otomatis menyimpan versi dokumen sebelumnya, untuk memastikan bahwa hanya satu orang yang memodifikasi file pada waktu tertentu. Hal tsb bertujuan untuk meminimalisasi kemungkinan konflik akses dan kehilangan data.
  • Fitur-fitur Kolaboratif: kelihatannya cenderung sebagai pelengkap, satu penawaran alternatif untuk diskusi via emailing list, forum diskusi atau wiki, yang mana proses konsolidasi yang dramatis antara proyek diskusi dan informasi akan meningkatkan produktifitas, kemudahan pencarian dan pengambilan konten terkait proyek / ide / diskusi, dengan begitu fitur ini satu-satunya sumber informasi yang menyimpan nilai historis sebuah proyek. Sebuah knowledge management portal, ketika terintegrasi dengan benar kepada sistem manajemen dokumen terkait, umumnya menyediakan semacam kemampuan forum diskusi, wiki, dan blog. Bahkan beberapa sistem menyediakan kemampuan melampirkan dokumen pelengkap dari diskusi bagi para individu, sehingga proses diskusi dapat bersama-sama lebih fokus membahas konten / isu-isu yang sedang dikaji.
  • Workflow: Secara sederhana, fungsi workflow (alur kerja) membantu memastikan pihak-pihak yang berkepentingan, bekerja pada situasi, kondisi dan waktu yang tepat. Tapi agar lebih efektif, kerjasama yang mengikuti aliran kegiatan tertentu harus sama mudahnya dengan menerima permintaan email dari rekan kerja. Sebuah workflow engine yang baik akan secara otomatis mengirimkan pemberitahuan atau alert secara individual pada saat dokumen memerlukan peninjauan, pengeditan, dan / atau persetujuan oleh pihak-pihak yang berwenang. Konfigurasi Workflow harus mampu dioperasikan dengan fleksibel dan user-friendly, dimana harus mampu mengakomodasi berbagai dokumen bisnis dan proses organisasi yang terkait.
  • Document imaging : Kategori dokumen yang beredar dalam perusahaan dibagi dua : 1) dokumen yang dihasilkan dari aplikasi desktop, dan 2) dokumen fisik yang discan sebagai gambar dan kemudian biasanya dikonversi ke teks digital (melalui pengenalan karakter optik, OCR).
    Sebuah repositori dokumen harus mendukung integrasi dengan proses scanning dokumen dan platform software pemindaian yang digunakan. penting termasuk kemampuan mengelola asosiasi antara gambar scan dan file teks hasil proses OCR, ekstraksi metadata pun secara otomatis (melalui bentuk konfirmasi kata kunci ) mengisi repositori yang sesuai, dan dukungan fasilitas workflow ( alur kerja ) pada dokumen hasil pindai (scan) yang berlaku pada perusahaan tsb.
  • Records Management sederhana : Memang sih baru sedikit sekali perusahaan yang memerlukan solusi records management canggih demi persyaratan kepatuhan hukum dan kebijakan, tapi sebetulnya mereka bisa memperoleh keuntungan terkait pengelolaan siklus dokumen dan penjadwalan terkait perlakuan pada dokumen-dokumen tsb, misalnya efektivitas dokumen, penanggalan arsip, pengaturan status cut off, hold (pending), approved dan disposisi pada dokumen-dokumen tertentu.
  • Keamanan: Sistem Manajemen Konten menjadi sangat bermasalah, jika orang yang tidak tepat memperoleh akses ke informasi sensitif, atau lebih buruk lagi, seorang penyusup asing berbahaya merusak atau menghapus informasi-informasi penting. Keamanan Sistem yang kuat dimulai dengan otentikasi pengguna yang memiliki akses ke repositori, sistem lalu menentukan peran user tsb secara individu di dalam repositori. Dari sisi keamanan tingkat pengguna, sistem perusahaan harus terintegrasi dengan infrastruktur LDAP atau Active Directory perusahaan.Peran Pengguna bisa ditetapkan sebagai kumpulan beberapa hak akses khusus yang diijinkan oleh sistem, seperti akses menulis atau menambahkan (Write) konten atau hak akses baca (read) ke beberapa folder. Jenis-jenis Peran ini biasanya ditentukan sebagai patokan sistem mengijinkan user tertentu beraksi dalam beberapa kegiatan akses konten. Contohnya, peran anggota tim yang hanya menulis konten di ECM dapat disebut author (Pengarang). Contoh lainnya terkait peran pengguna sbb.:
    • Reviewer, adalah peran para pengguna yang bertugas sebagai pemeriksa dan memberikan persetujuan publikasi konten via ECM.
    • Consumer, adalah peran para pengguna yang hanya perlu membaca beberapa file atau informasi tertentu.
    • Editor, adalah peran para pengguna yang hanya diijinkan mengedit file-file atau informasi tertentu.

Topik ini juga dipublish pada : http://qnoyzone.blogdetik.com/index.php/2010/06/08/tips-ict-enterprise-content-management-20-kesadaran-organisasi-bahwa-informasi-adalah-aset/

Disadur dari : http://viewer.bitpipe.com/viewer/viewDocument.do?accessId=12433284

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s